تمامی طرح نامه های پژوهشی و پایان نامه ها، پس از تائید علمی توسط یک مرجع علمی صلاحیت دار (مانند شورای علمی معتبر،شورای آموزشی گروه/ شورای پژوهشی مرکز تحقیقات، شورای تحصیلات تکمیلی،شورای پژوهشی دانشکده یا دانشگاه و مانند آن)، باید جهت بررسی و« اخذ تائیدیه و شناسه اخلاق» به کارگروه/کمیته اخلاق در پژوهش که توسط کارگروه وزارتی اخلاق در پژوهش اعتبار بخشی شده است، ارسال گردند.

اجرای پژوهش قبل از اخذ مصوبه وشناسه اخلاق،«مطلقا ممنوع» است و مصداق بارز تخلف پژوهشی محسوب می شود.بررسی طرح های پژوهشی و پایان نامه هایی که «قبلا آغاز شده یا به اتمام رسیده است»، در کارگروه/ کمیته های اخلاق در پژوهش و اختصاص شناسه اخلاق به آن ها و همچنین اختصاص شناسه اخلاق به مقالات به هدف چاپ در نشریات، مصداق تخلف پژوهشی است و در صورت اثبات، شناسه اخلاق صادر شده، باطل می شود.

یک شناسه اخلاق به هر پژوهش تعلق می گیرد. درمواردی که طرح پژوهشی/پایان نامه به هر دلیلی(مانند اخد بودجه اضافی در محل دیگری نیز ثبت می شود، اخذ مجدد شناسه اخلاق مجاز نیست.

پژوهشگر اصلی باید هر گونه تغییر در طرح نامه مصوب(مانند تغییر در عنوان پژوهش،اسامی پژوهشگر اصلی و همکاران،روش اجرا و سایر اجزای پژوهش)را به اطلاع کارگروه/ کمیته اخلاق در پژوهش مربوطه برساند و تائیدیه دریافت نماید.در صورت ایجاد تغییر در عنوان طرح پژوهشی/پایان نامه، لازم است که عنوان در سامانه ملی اخلاق در پژوهش های زیست پزشکی اصلاح شود. در این موارد نیازی به صدور شناسه اخلاق مجدد نیست. درج تغییرات مذکور در «سامانه مدیریت پژوهشی موسسسه»نیز الزامی است.